De businesscase van een strak onboardingsproces
Een professioneel onboardingsproces zorgt voor een goede (eerste) indruk, voor betere productiviteit en het verlaagt bedrijfsrisico's. Tien jaar geleden werd er nog amper gesproken over de onboarding van medewerkers. Diverse ontwikkelingen hebben er toe geleid dat de aandacht voor dit proces sterk is toegenomen. Een strak en professioneel georganiseerde onboarding is de nieuwe standaard aan het worden.
Wat is onboarding?
Ten aanzien van de onboarding is de fysieke en sociale onboarding relevant. De fysieke onboarding betreft de administratieve afhandeling en registratie van personen die bij een organisatie worden ingezet. Denk hierbij aan het verstrekken van faciliteiten, regelen van (IT) toegangsrechten, het ondertekenen van geheimhoudingsverklaringen, et cetera. De sociale onboarding betreft het inwerken van de nieuwe medewerker, wat zijn de huisregels, wie zijn mijn collega’s, et cetera. De sociale en fysieke onboarding begint nadat overeenstemming is over een opdracht of arbeidscontract.
Strakke onboarding belangrijker geworden
Het belang van een goed georganiseerde onboarding is in de afgelopen tien jaar toegenomen. Er stromen meer personen in voor een kortere periode. Het verlies aan productiviteit en beveiligingsrisico's zijn daardoor toegenomen. Ten tweede zijn opdrachtgevers door de nieuwe wet en regelgeving genoodzaakt om meer te registeren (te weten) over de externe medewerkers van bureaus en onderaannemers in hun keten. Ten derde hebben de afdelingen HR en Inkoop meer behoefte aan management informatie t.a.v. alle personen die actief zijn binnen de organisatie. Tot slot is een onprofessionele onboarding -zeker op de eerste werkdag- een serieus afknap-, en irritatiemoment voor nieuwe medewerkers en hun leidinggevenden.
Aandacht voor onboarding is toegenomen door:
Kortere dienstverbanden, toename instroom van vaste en externe medewerkers
Nieuwe wet en regelgeving t.a.v. flex, compliancy risico’s toegenomen
Behoefte aan (meer) management informatie
Medewerkers verwachten -anno 2016- een professioneel/persoonlijk onboardingsproces
De kansen, het ideale onboardingsproces
Het verbeteren van het onboardingsproces vraagt om een investering, maar het is een investering die zich snel terugverdient. Maak een goede business case en presenteer deze aan de directie. Draagvlak voor (goede) plannen bij directie en leidinggevenden is relatief gemakkelijk verkrijgbaar. Zij hebben er immers ook last van als een medewerker op zijn eerste werkdag “zeurt” om toegang tot systemen en vraagt naar basisinformatie over de organisatie. Daarnaast zijn de voordelen gemakkelijk te kwantificeren.
In het ideale onboardingsproces is:
Voor de eerste werkdag
De persoon geïnformeerd over de organisatie en de eerste werkdag.
De administratieve afhandeling/registratie afgerond
Op de eerste werkdag
Is de persoon “ready to start”, heeft toegang tot de juiste fysieke locaties en systemen en verkrijgt de juiste faciliteiten
Wordt de persoon, persoonlijk ontvangen
Krijgt hij/zij een algemene rondleiding
Is een inwerkschema beschikbaar
Op het juiste moment:
Worden de geheimhoudingsverklaringen, etc getekend
Worden alle basis instructies gegevens en/of trainingen/e-learnings gevolgd
Krijgt de nieuwe medewerker persoonlijke aandacht
Wordt hij/zij gevraagd of de onboarding goed is verlopen
De voordelen van een strakke/ professionele onboarding:
Beperking van improductiviteit van leidinggevenden en medewerkers
Beter geïnformeerde en gemotiveerde medewerkers
Verlaging van ongewenste uitstroom in eerste weken
Betere bescherming tegen standaard beveiligingsrisico’s; gegevensdiefstal en industriële spionage, vernieling, fraude en verduistering, etc.
Verminderde kans op boetes en naheffingen in het kader van wet en regelgeving zoals de Wet Aanpak Schijnconstructies, Inlenersbeloning
Beter imago; professionele en goede eerste indruk
Verbetering van de volledigheid en kwaliteit van hr/inkoop management informatie
Labor Redimo helpt organisaties om de onboarding van interne en externe medewerkers te verbeteren.